La “Optimización de Procesos”. El Camino hacia la Transformación 5.0.

La optimización de procesos es una palabra de moda en todas las perspectivas de cambio y consultoría de gestión que existen. Cada marco disponible tiene su método para optimizar los procesos. Y claro, cuando escuchamos las palabras Agile, Lean, Six Sigma y otros tienen grandes ventajas, pero no hace falta preocuparse por conseguir el “green belt” para llevar a cabo una transformación empresarial fundamental.  Es ahí donde nosotros, seres emprendedores de nuestra organización tenemos que repensar las formas de hacer las cosas y mejorarlas.

Lo que se necesita es  aplicar todos estos conceptos de forma coherente, eficaz y, sobre todo, a su ritmo. Debemos de entender los procesos existentes de nuestra organización, si están escritos y sino escribirlos y diseñarlos o ver donde están guardados y hacerse una idea general de la situación actual.

Llamemos a esto nuestro estado «Al día de la fecha» o “As Is”. Algo que también se oye a menudo es el estado «por hacer» o también conocido como el “To Be”, en este caso se trata del proceso futuro optimizado.

Ahora bien, los procesos son importantes porque pueden ser una fuente de valor y ventaja competitiva para la organización. Un proceso ineficiente, sin embargo, crea el efecto contrario: valor disminuido y desventaja competitiva.

Para rediseñar y optimizar los procesos, se necesita un punto de partida. En primer lugar, hay que echar un vistazo a lo que ocurre en el proceso actual. Preguntémonos qué tareas se llevan a cabo y quién las realiza. ¿Cuánto tiempo se tarda en realizarlas? ¿Hay retrasos en el proceso actual? ¿Son eficientes los procesos actuales y suponen una ventaja competitiva? Para el paso número dos, tome esa información y cree un diagrama del proceso actual. Esto ayuda enormemente a ver y comprender el flujo del proceso. Ayuda a añadir más puntos de datos y a comparar la situación actual con la futura.

A continuación, recopile los datos sobre la duración de cada paso del proceso. Márquelo en el diagrama. Necesitará esa información para las entrevistas con los distintos interesados y los debates con las Gerencias.  Luego, identifique los retrasos entre los pasos y anótelos. Así empezará con buen ritmo.

El quinto paso consiste en identificar el valor de cada etapa del proceso. Hay tres tipos de valor  que quiero que recuerde. Valor para el cliente. Son pasos del proceso que añaden valor directamente a nuestros clientes y usuarios finales. El valor empresarial son pasos del proceso que añaden valor a las operaciones empresariales, como el almacenamiento de datos o la habilitación de otras funciones de la organización. Y por último aquellos que NO agregan Valor. Si le cuesta identificar un paso como valor para el cliente o valor empresarial, lo más probable es que se trate de un paso sin valor agregado.  Este es el primer indicio de lo que puede recortarse del proceso.

Las actividades que no añaden valor le ayudan a entender por qué un proceso puede ser lento, tener resultados de baja calidad o costar demasiado.

El sexto paso consiste en validar el proceso con las partes interesadas. Repita los resultados de los procesos y valide los mapas.

Ahora puede terminar aquí y comenzar su propia hipótesis del estado “as is”, su propia investigación y propuesta de un proceso más optimizado y eficiente. Pero en lugar de dejarlo así, podríamos dar un paso más.

Como séptimo paso, y esto sonará parecido a lo que acabo de decir, nos gustaría que colabores con las partes interesadas. Pregúntales cómo harían para que el proceso fuera más óptimo y eficiente. Gestión del Cambio? También! Por supuesto!!

Esto es diferente de la validación, en la que te limitas a pedirles que confirmen lo que has descubierto.

Ahora les pides nuevos aportes, y abriendo la conversación, colaborando y resolviendo los problemas juntos, comienza la transformación efectiva y la optimización de los procesos empresariales no solo son posibles, sino que se consiguen fácilmente.

Y este sin lugar a dudas es el “primer paso” hacia la “Transformación Digital Efectiva”.

Sabia ud que este es el camino estratégico hacia la digitalización y porque no hacia la Industria o Transformación 5.0 ? (le agregamos una evolución al 4.0). La dejamos para la próxima.

Desde S&T estamos para ayudarte en este camino de Transformación y contamos con los especialistas requeridos en Mejora y Optimización de Procesos entre otros que pueden ayudarte en tu organización a buscar la eficiencia y el mejor resultado para tus operaciones y tu estrategia empresarial.

Lic.  Alberto G. Sirvent – Socio Director   S&T Consulting